Là một người dùng thuộc khối doanh nghiệp, nhiều khả năng bạn không lạ gì việc quản lý thư điện tử qua các dịch vụ POP (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol) thông qua những phần mềm Email Client như Outlook hay Thunderbird. Trong khi POP3 đặc biệt thông dụng thì giao diện IMAP có vẻ ít được chủ ý hơn. Tuy nhiên thực tế IMAP có nhiều ưu điểm mà POP3 không có. Dưới đây là những ưu điểm chính rất hữu ích của IMAP đối với doanh nghiệp.
IMAP là gì?
Khi bạn lấy một bức thư điện tử bằng IMAP, ứng dụng client quản lý Email sẽ tạo ra một bản sao đồng thời để lại bản gốc trên máy chủ (trừ khi bạn ra lệnh xóa). Hơn thế nữa, IMAP lưu nhiều thông tin liên quan tới mỗi email tải về ví dụ như số lần bạn đọc, trả lời, chuyển tiếp nó.
Điều này sẽ cho phép Inbox bảo lưu được thông tin kể cả khi bạn xem trên điện thoại di động hay máy tính. Điều này hoàn toàn trái ngược với POP khi mỗi email bạn tải về trở thành bản duy nhất trên máy tính và bản gốc trên máy chủ sẽ bị xóa đi. Kể cả trong trường hợp bạn thiết lập để máy chủ lưu lại bản sao thì nó cũng không biết được bạn đã trả lời một email hay chuyển tiếp nó đi hay chua.
Giao thức POP sử dụng băng thông mạng hiệu quả hơn do email được tải xuống một lần và nằm luôn trên máy tính. Do đó nó phù hợp với những người đang sử dụng kết nối Internet chậm. Nó cũng giải phóng dung lượng hòm thư trên máy chủ thư tín. Tuy nhiên IMAP vẫn có nhiều lợi thế hấp dẫn hơn – đặc biệt là ở môi trường doanh nghiệp lớn với máy chủ email nội bộ.
Né được tình trạng webmail bị gián đoạn:
Đã từng có nhiều trường hợp, các dịch vụ email lớn như Gmail hay Yahoo đột ngột bị trục trặc và không thể truy cập qua trình duyệt, tuy nhiên những người dùng sử dụng IMAP lại vẫn có thể nhận email một cách bình thường. Mặc dù tình trạng này hiếm khi xảy ra nhưng rõ ràng nếu có nhiều cách để truy cập vào hòm thư điện tử thì vẫn là điều tốt. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều cho phép sử dụng IMAP tuy nhiên rất nhiều trong số này yêu cầu người dùng phải đóng phí định kì.
Mặc dù Yahoo thu phí đối với việc sử dụng IMAP cũng như POP3 nhưng những người dùng iPhone sẽ được sử dụng IMAP Yahoo miễn phí (trên máy này). Trong khi đó, Gmail lại cung cấp cả IMAP và POP3 hoàn toàn miễn phí.
Chuyển đổi ứng dụng quản lý Email hoặc nền tảng sử dụng dễ dàng hơn:
Một ngày đẹp trời, bạn cảm thấy Outlook không còn phù hợp với công việc mà muốn chuyển qua dùng Thunderbirn hay Eudora. Với POP3, bạn sẽ phải tính cách sao lưu hoặc chuyển đổi đống email sẵn có sang ứng dụng mới. Những thao tác như xuất kho email ra thành tập tin, chuyển qua nền tảng mới, yếu tố tương thích, rủi ro mất mát dữ liệu có thểk hiến nhiều người nản lòng – kể cả những người dùng có kinh nghiệm.
Với IMAP, mọi trở ngại như vậy đều biến mất. Việc chuyển đổi chỉ đơn giản là thao tác nhập thông tin cá nhân vào phần mềm Email mới rồi thay đổi một số thiết lập, sau đó bạn còn mỗi một việc là chờ dữ liệu được tải xuống từ máy chủ. Mọi thông tin như thư mục chứa email, các thuộc tính của email và cách bạn bố trí , sắp xếp hòm thư đều được duy trì hoàn hảo.
Kiểm tra Email trên mọi thiết bị
Không ngoại trừ trường hợp bạn muốn kiểm tra Email trên nhiều máy tính khác nhau hoặc điện thoại di động, thiết bị duyệt Internet… ví dụ như từ máy Windows sang Mac OS X, Linux… hay từ iPhone sang các máy sử dụng Symbian, Windows Mobile… khi này, bạn chỉ cần mở phần mềm quản lý Email trên đó và thiết lập tài khoản truy cập qua IMAP là xong.
Lưu giữ một bản sao của email
Với POP 3, bạn luôn phải sao lưu lại mọi nội dung Email trên máy. Tuy nhiên do đặc điểm của IMAP cho phép lưu lại một bản của email trên máy nội bộ và một bản trên máy chủ thư tín sẽ hạn chế nguy cơ mất mát. Ví dụ như trong trường hợp MTXT bị mất trộm, đĩa cứng bị hỏng… thì mọi email của bạn vẫn hoàn toàn an toàn. Ngược lại, khi máy chủ thư tín hỏng, bạn vẫn có một bản dự phòng ngay trong các máy tính của mình.
