Nếu bạn đang quản trị một website/blog nhiều tác giả thì việc hạn chế quyền truy cập của tác giả (Author) vào các danh mục cụ thể trên bảng tin WordPress là một điều nên làm để tăng hiệu quả hoạt động cho website. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc này một cách đơn giản. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Các mức độ phân quyền trong WordPress

Trong WordPress, có 5 cấp độ phân quyền người dùng (user role) và tác giả (Author) là một trong số đó. Ứng với mỗi cấp độ, người dùng sẽ có được một mức quyền hạn khác nhau. Cụ thể như sau (để các bạn tiện theo dõi, các mức độ phân quyền sẽ được sắp xếp từ cao xuống thấp):

• Administrator (Quản trị viên): Đây là nhóm người dùng có phân quyền cao nhất. Quản trị viên có thể điều chỉnh, can thiệp mọi hoạt động của website, từ việc tạo nội dung cho đến cài đặt plugin, thay đổi theme,… Chỉ có quản trị viên mới có quyền thay đổi, xóa bỏ các user khác (kể cả quản trị viên ngang hàng). Do đó, bạn cần thật sự cẩn thận khi giao cho user quyền quản trị.
• Editor (Biên tập viên): Quyền hạn của nhóm user này chỉ đứng sau quản trị viên. Editor có quyền quản lý, thêm, chỉnh sửa, xóa, xuất bản,… bất kỳ bài viết, chuyên mục nào trên website (kể cả bài viết của người dùng khác). Ngoài ra, biên tập viên cũng có thể xóa, phê duyệt bình luận. Tuy nhiên, họ sẽ không thể vào được khu vực Setting, Theme hoặc Plugin.
• Author (Tác giả): Nhóm user này được phép up ảnh, video lên thư viện và có quyền xóa, chỉnh sửa và xuất bản các nội dung mà mình tạo ra. Tuy nhiên, họ sẽ không được phép chỉnh sửa hoặc xóa bài viết của các user khác.
• Contributor (Cộng tác viên): Nhóm người dùng này có thể chỉnh sửa, xóa bài viết của mình nhưng không thể tự xuất bản nội dung lên website. Họ cần phải gửi cho người có phân quyền cao hơn (quản trị viên hoặc biên tập viên) để được xét duyệt.
• Subscriber (Thành viên đăng ký): Đây là nhóm người dùng có quyền hạn thấp nhất. Họ chỉ được phép chỉnh sửa, xóa thông tin cá nhân của mình, gửi bình luận, đọc các bài viết được chia sẻ mà không có quyền thay đổi hay xóa bất kỳ nội dung nào trên website.

2. Tại sao cần hạn chế quyền truy cập của tác giả (Author) đối với các danh mục cụ thể?

Nếu trang web WordPress có quá nhiều chuyên mục thì các tác giả có thể sẽ gặp khó khăn khi muốn chọn danh mục phù hợp.

Bằng cách giới hạn quyền ở các danh mục cụ thể, bạn sẽ giảm thiểu được số lượng chuyên mục hiển thị cho từng tác giả. Điều này không chỉ giúp tác giả tập trung vào các chuyên mục nhất định mà còn hạn chế việc đăng sai chuyên mục. Ví dụ, đối với tác giả chuyên viết về mảng giải trí thì bạn chỉ cần cấp quyền ở các chuyên mục liên quan như showbiz, nghệ sĩ,… là được.

Nhìn chung, nếu cấp quyền đúng cách thì sẽ góp phần rất lớn cho việc tối ưu SEO website.

3. Cách hạn chế quyền truy cập của tác giả

Một trong những cách đơn giản nhất để hạn chế quyền truy cập của tác giả là sử dụng plugin Restricted Authors. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Bạn cần tìm kiếm và cài đặt plugin này trên trang WordPress. Để biết thêm chi tiết, hãy xem thêm hướng dẫn cách cài đặt plugin WordPress cho người mới bắt đầu.

Bước 2: Sau khi đã cài đặt và kích hoạt plugin Restricted Authors thành công, trên trang quản trị WordPress, hãy vào mục User -> All user. Khi đó, danh sách các người dùng sẽ được hiển thị. Bạn hãy nhấp vào nút “Edit” ở hồ sơ người dùng mà mình muốn hạn chế quyền truy cập.

Bước 3: Cuộn trang xuống, tại khu vực “Restricted Categories”:

• Mục đầu tiên (Select Restricted Categories): Chọn các danh mục mà bạn muốn cấp quyền truy cập cho người dùng.
• Mục thứ 2 (Select Default Category): Chọn danh mục mặc định cho người dùng.

Khi đã lựa chọn xong, hãy nhấp vào nút “Update User” để hoàn tất việc cập nhật.

Bây giờ, khi tác giả vào trình chỉnh sửa bài viết WordPress, họ sẽ chỉ thấy các danh mục bạn đã cấp quyền như hình bên dưới.

Ngoài ra, nếu muốn có nhiều quyền quản lý, tùy chỉnh đối với thành viên hơn, bạn có thể thử sử dụng một trong các plugin phân quyền dưới đây:

• User Role Editor: Plugin cho phép thêm, lượt bỏ các quyền chỉ bằng thao tác bấm chọn hoặc bỏ chọn. Ngoài ra, plugin còn có thêm chức năng tạo nhóm thành viên mới với các nhiệm vụ khác nhau.
• Restrict Content Pro: Đây là 1 plugin trả phí. Restrict Content Pro cho phép bạn thiết lập ai có thể xem bài viết trên website và thêm chức năng thu phí subscription.
• Restrict Categories: Tương tự như Restricted Authors, Restrict Categories cho phép bạn thay đổi các chuyên mục người dùng có thể xem, chỉnh sửa và đăng bài
• Advanced Access Manager: Giới hạn một hoặc một nhóm thành viên không được phép truy cập vào các tính năng bất kỳ trên WordPress. Ví dụ, website có 2 quản trị viên nhưng bạn không muốn quản trị viên còn lại chỉnh sửa theme, plugin thì có thể dùng Advanced Access Manager để giới hạn quyền của người đó.

Hy vọng, những chia sẻ trên sẽ giúp bạn quản lý và kiểm soát tác giả/người dùng một cách hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!