Là một người dùng WordPress lâu năm, tôi đã có rất nhiều trang web thành công trong quá khứ cũng như mời rất nhiều người viết/người đóng góp/ nhà phát triển gia nhập vào đội ngủ của mình. Tất cả những người này đều được chia sẻ quyền quản lí wordpress. Tất nhiên là luôn có rủi ro khi ủy quyền cho một người mới vào hệ thống của bạn do đó trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ cách tôi quản lý trang WordPress nhiều tác giả một cách đơn giản và hiệu quả.

Vì sao bạn nên chia quyền quản trị?

Có rất nhiều việc cần phải làm trên một trang wordpress. Từ vấn đề kĩ thuật, themes, giao diện, nội dung, quản lí các bình luận v.v.. đều cần phải có người quản lí. Bạn có thể đảm nhiệm tất cả việc đó với một website nhỏ những khi website của bạn phát triển mạnh thì việc cần người hỗ trợ cho những vấn đề trên là tất yếu. Tôi thường muốn thử thay đổi giao diện của wordpress của mình nhưng bản thân không phải chuyên gia về theme nên đôi khi cần chỉnh sửa một theme có sẵn tôi sẽ cần sự giúp đỡ của một developer chuyên về theme. Một phần không nhỏ của vấn đề quản trị là quản lí đội ngũ content writer. Việc tạo tài khoản quản trị trên wordpress cho họ sẽ giúp bạn quản lí số bài mỗi người viết được dễ hơn và biết ngay được bài nào do ai viết. Để quản lý hiệu quả và có thời gian tập trung vào làm những việc hiệu quả hơn thì tôi chia sẻ quyền cho những người khác vào làm việc trên trang wordpress cá nhân của tôi.

Làm thế nào để chọn đúng người bạn cần?

Một trong những mặt tích cực của việc xây dựng một đội ngũ đó là bạn có thể có được một nhóm người tâm huyết sẵn sàng bỏ thời gian và công sức để xây dựng trang web của bạn. Đây là lúc bạn cần sự trợ giúp của họ để làm những gì bạn có thể làm tốt nhất. Nếu bạn có qui định để chọn được đúng người bắt tay cùng và dành thêm thời gian để cân nhắc cho việc này, bạn sẽ có thể tránh được rất nhiều vấn đề mà tôi sẽ nói đến dưới đây. Đây là bí kíp đầu tiên trong việc đảm bảo an toàn cho cài đặt hỗ trợ của bạn – chọn một đội ngũ có nhiệt huyết và nền tảng tốt.

Tôi thường sử dụng eLance, tại đây khi bạn đưa ra yêu cầu công việc sẽ có những chuyên gia vào và đưa ra các offer về mặt giá cả và thời gian họ nghĩ sẽ hoàn thành được công việc, bạn có thể thương lượng với họ để thay đổi giá/ thời gian làm việc nếu cần. Quá trình thương lượng sẽ giúp bạn biết được sơ qua về khả năng của người này và xem họ có đáng tin cậy hay không.

Đây là cách để mời đúng người cho công việc mà bạn cần. “Công việc này sẽ rất dễ dàng với những người biết cách….”. Những từ này sẽ hạn chế những kẻ muốn lợi dụng sự thiếu kinh nghiệm của bạn để đưa ra thời gian làm việc cũng như giá cả cao hơn dự tính. Bạn sẽ nhận được một lượng lớn người sẵn sàng cho công việc khi mới dùng eLance, đừng vội bỏ qua những offer với giá quá cao cũng như đừng tập trung vào tuyển những người sẵn sàng làm với mức giá thấp vì nhiều khi giá cả đi kèm với chất lượng. Hãy dành thời gian để nói chuyện với từng người và sử dụng kĩ năng thương lượng của bạn. Đây là người làm việc với tôi trước đó và tôi đã thương lượng giá thầu xuống một chút bằng cách cho anh ấy thấy được mức độ kế hoạch và sự chuẩn bị mà tôi đã thực hiện trước khi đặt ra công việc này. Điều này đảm bảo rằng anh ấy biết tôi không muốn phí công làm những thứ mà tôi đã mất công chuẩn bị. Anh ấy bày tỏ rằng công việc này đơn giản, vui vẻ và thú vị. Và tôi đã chọn được người tâm huyết cho đội ngũ của mình!

Những kĩ năng được kiểm tra mà tôi muốn khi nói đến một quản trị viên WordPress tiềm năng đó là: WordPress 3.1, CSS 3.0, PHP5. Các kĩ năng này phải được kiểm tra dưới áp lực thời gian, và bạn phải đảm bảo rằng người mà bạn thuê không phải là những người học việc.

Bạn có thể cho những người chưa bao giờ được nhận trước đó trên eLance một cơ hội, cần phải biết được tốc độ tiếp thu của mỗi người để việc làm việc nhóm hiệu quả – và tôi cũng đối đãi với họ như thế. Nếu giao tiếp có cảm giác bị cưỡng ép thay vì là cô đọng, súc tích, thì đối với tôi, đó là một dấu hiệu nguy hiểm cần phải tránh nhất.

Quản lý vai trò người dùng

Việc chia sẻ tài khoản cấp “quản trị viên” có thể rất nguy hiểm, đặc biệt là khi bạn chia sẻ nó với người người mà bạn không hiểu rõ. Tất nhiên không phải ai trong đội ngũ của bạn cũng được thiết lập cấp độ giống như nhau. Ví dụ như nếu họ là một tác giả, họ chỉ nên được cấp quyền tác giả mà thôi. Nhưng sẽ có lúc bạn có thể muốn thăng cấp cho một tác giả lên cỡ người kiểm duyệt hay quản lý cộng đồng, vậy thì bạn chỉ cần tạo thêm một vai trò mới thêm khả năng đó cho vai trò người dùng của họ. Để thực hiện thao tác này, tôi sử dụng plugin User Role Editor.

Trong trường hợp đặc biệt, tôi chọn tạo một vai trò mới gọi là “webmaster” để cho người dùng thêm những cấp phép làm việc khác. Để thực hiện việc này, bạn cần đi tới cài đăt của User Role Editor và tạo một vai trò mới. Tôi ủy quyền cho vai trò “webmaster”này quyền Biên tập viên để khởi đầu mợi hứ. Người này có thể đi tới một vài bài viết trên trang của tôi là sửa lỗi trong HTML. Như vậy, ít nhất, tôi đã chia cho người này quyền biên tập.

Sau khi đã thành công tạo ra vai trò ‘Webmaster’, chọn vai trò người dùng trong danh sách thả xuống là thêm những khả năng mà bạn muốn. Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ thêm những thứ dưới đây

• Kích hoạt plugin
• Chỉnh sửa Plugin- ví dụ như để chỉnh sửa PHP và làm cho CSS phù hợp với trang của bạn hơn
• Chỉnh sửa tùy chọn giao diện – tùy biến kiểu trang hiện tại
• Chỉnh sửa giao diện – có thể cần để sửa lỗi javascript trong tập tin tiêu đề
• Cài đặt plugin
• Cài đặt giao diện – đối với chú chăm của bạn, hãy chú ý rằng tôi đã bỏ sót “Kích hoạt giao diện”
• Tùy chọn quản lý – thỉnh thoảng công bố tùy chọn cho các nhu cầu vùng sâu vùng xa sẽ được cho vào để webmaster trở nên linh hoạt hơn.

Tôi có thể quay lại bất cứ lúc nào và xóa bỏ đặc quyền sau khi công việc đã hoàn thành.

Bây giờ thì chọn các quyền hạn mới cho người dùng với vai trò “Webmaster” của họ nào :

Chọn người dùng mà bạn mới tạo,một trang hỗ trợ sẽ xuất hiện thể bạn có thể chọn loại vai trò mới mà bạn đã tạo.

Chú ý là đừng thiết lập vai trò “Quản trị viên” dưới một tên người dùng nào cả, bởi việc có ai đó sẽ xâm nhập vào là rất thường xuyên, nhất khi mà họ đã xong một nửa công việc bằng cách sử dụng một cái tên toàn cầu. Tôi chỉ sử dụng nó cho việc thực hiện công việc mà thôi!

Kiểm soát tài khoản bằng ThreeWP Activity Monitor

Mặc dù quản lý vai trò là một cách khá hay để quản lý, nhưng để dễ dàng hơn, có một plugin sẽ thống kê tất cả những gì mà người dùng đã đăng kí của bạn đang làm

Nó hoạt động bằng cách thông báo thay đổi trong hoạt động của người dùng khi đăng nhập vào vị trí trung tâm.
Hi vọng bây giờ bạn đã có thể giảm thiểu các lỗi có thể mắc phải khi điều hành một trang nhiều tác giả, và phần nào yên tâm nếu chẳng may có điều gì đó bị lộ ra ngoài do lỗi người dùng hay giả mạo thì ít nhất chúng ta có thể theo dõi được. Giờ thì bạn đã biết cách giữ bảo mật trang web đa tác giả rồi chứ? Chúng tôi còn có mọt bài viết khác có thể hướng dẫn bạn cách quản lý quy trình thực hiện biên tập cũng như giúp cho đội ngũ làm việc của bạn hoạt động hiệu quả hơn, có tổ chức hơn.